Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych

Zakres obowiązków:

• obsługa i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w dziale


• opisywanie oraz ewidencjonowanie faktur


• obsługa kart dostępowych (wyrabianie, blokowanie, zmiana uprawnień)


• administrowanie umowami z kontrahentami, umowami najmu, umowami na dostawę mediów


• wspieranie zarządzania ochroną zewnętrzną


• wspieranie rozliczeń związanych z umowami najmu, wynajmu oraz podnajmu - tworzenie i aktualizowanie aneksów, stawek, zestawień


• udział w procesach wyboru dostawców usług i materiałów - pozyskiwanie i analizowanie ofert współpracy


• kontakt z zarządcami najmowanych nieruchomości, z serwisami technicznymi, współpracującymi kontrahentami, urzędami


• dbanie o estetyczny wygląd i porządek w biurach i pomieszczeniach pomocniczych (socjale, sale spotkań, etc.), wspieranie koordynowania serwisu sprzątającego


• dbanie o prawidłowe zaopatrzenie w materiały biurowe


• organizacja miejsc pracy, wyposażanie stanowisk pracy, zamawianie dodatkowych mebli, organizacja przeprowadzek


• wsparcie w sprawnym funkcjonowaniu oddziałów centralnych


• przygotowywanie zestawień związanym m.in. z mediami, raportami niefinansowymi itp.


• usprawnianie istniejących procedur i procesów operacyjnych w obszarze administracji i ochrony

Nasze wymagania:

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel)


• posiadanie czynnego prawa jazdy kat. B


• doświadczenie na podobnym stanowisku


• doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i interpersonalne


• samodzielność, rzetelność i zaangażowanie w wykonywanie powierzonych zadań


• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym

Mile widziane:

• znajomość systemów administracji publicznej (np. platformy BDO, SENT)


• znajomość programów do opisywania faktur kosztowych


• znajomość przepisów BHP, PPOŻ, zagadnień z zakresu ochrony środowiska

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę


• pełne wdrożenie w obowiązki


• dofinansowanie nauki języków


• pracę w przyjaznej kulturze organizacyjnej


• bogaty pakiet benefitów pozapłacowych (LuxMed, Multisport, Kafeteria)


• zniżki na asortyment Inter Cars