Asystent / Asystentka ds. administracyjno-biurowych

Jeżeli czujesz się dobrze w pisaniu i liczeniu, masz swobodę syntetycznej i logicznej analizy dokumentów, potrafisz wyłapać błędy logiczne i liczbowe, a oprócz tego potrafisz tworzyć dobrą komunikację indywidualnie i w grupie – chętnie Cię poznamy!

Jeśli do tego lubisz wyzwania, szybko adaptujesz się do zmian, umiesz planować i zarządzać dynamicznymi sytuacjami, a praca w zgranym i młodym zespole to dla Ciebie ciekawa propozycja - czytaj dalej.

Poszukujemy pozytywnej osoby, lubiącej pracę wielozadaniową, która, wzmocni nas w sprawach administracyjnych, biurowych i organizacyjnych, będąc częścią zespołu realizującego sensowne inicjatywy społeczne.

Do Twoich obowiązków należeć będzie m.in.:

• Wspieranie działań sekretariatu, koordynatorów projektów i Zarządu, w oparciu o przekazywane instrukcje i dokumentację


• Wyszukiwanie oraz sporządzanie zestawień danych i informacji, a także raportów i sprawozdań wg wzorów


• Kontakt mailowy, telefoniczny i bezpośredni z urzędami, pracownikami, wolontariuszami i osobami korzystającymi z naszych działań pomocowych


• Analiza oraz przygotowywanie projektów dokumentów i pism


• Obsługa obiegu dokumentacji, w tym opisywanie dokumentów finansowych, sortowanie, kopiowanie, archiwizowanie, wprowadzanie danych do rejestrów i aplikacji komputerowych


• Dokonywanie zamówień, zakupów, porównania cen, przygotowywanie zapytań


• Przyjmowanie, pakowanie i wysyłanie przesyłek oraz korespondencji


• Układanie materiałów i sprzętu w biurze oraz przygotowywanie, pakowanie i organizowanie transportów związanych z wydarzeniami realizowanymi przez Stowarzyszenie


• Aktywne włączanie się w wydarzenia Stowarzyszenia, w uzgodnieniu z przełożonymi

• masz wykształcenie średnie lub wyższe (możesz być w trakcie studiów)


• jesteś nastawiona(y) na współpracę i uważnie słuchasz


• lubisz analizowanie i rozwiązywanie problemów


• potrafisz panować nad wielozadaniowością i różnorodnością działań, a każde zadanie doprowadzasz do końca, raportując i zgłaszając gotowość podjęcia kolejnego


• swobodnie wyszukujesz, analizujesz i przekształcasz dane liczbowe i treściowe


• poprawnie, samodzielnie redagujesz pisma i informacje oraz liczysz


• swobodnie rozmawiasz z nowymi osobami w różnym wieku
  


• rozumiesz i akceptujesz, że zasady i standardy tworzą procedury


• biegle obsługujesz komputer (w tym Microsoft 365: excel, word, outlook, onedrive, teams) i lubisz nowoczesne, cyfrowe narzędzia pracy, sprawnie piszesz na klawiaturze, szybko uczysz się nowych narzędzi IT


• umiesz zaplanować i wykonać zadania pod presją czasu i nieprzekraczalnych terminów


• akceptujesz pracę w biurze, a niekiedy w terenie; wiesz, że czasem trzeba elastyczności, pracownika i pracodawcy, by pogodzić sprawy zawodowe, życiowe oraz cele organizacji działającej dla ludzi


• wiesz, co oznacza praca zespołowa i bliska Ci jest zasada "jeden za wszystkich, wszyscy za jednego"

Będziesz mieć możliwość:

• współpracy z doświadczonym, 17-osobowym zespołem pracowniczym, zapewniającym wsparcie i wspólne mierzenie się z wyzwaniami merytorycznymi


• angażowania się w działania dużej organizacji pozarządowej, co daje możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia


• korzystania z zasobów sprzętowych (m.in. laptop służbowy + monitor i klawiatura, nowoczesny sprzęt biurowy, oprogramowanie chmurowe, dedykowane aplikacje, samochód i rower do załatwiania spraw służbowych)


• pracy w estetycznym biurze


• nieodpłatnego korzystania ze świadczeń dodatkowych (kawa, herbata, woda, wyjazdy i spotkania zespołowe, szkolenia, bony świąteczne)


• pracy w przyjaznej atmosferze, z zaangażowanym zespołem ludzi z pasją