Asystent / Koordynator prac Zarządu

Poszukujemy osoby, która będzie wspierać Zarząd w codziennej pracy oraz koordynować wybrane działania organizacji.

To stanowisko dla osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która potrafi działać w dynamicznym środowisku, zarządzać priorytetami i skutecznie łączyć zadania administracyjne, komunikacyjne oraz projektowe.

• Priorytety
  
  
  
  • kompleksowe wsparcie Zarządu w bieżącej pracy oraz wybranych sprawach pozazawodowych („life admin”)
  
  
  • zarządzanie kalendarzem (spotkania, nagrania, podróże, przygotowania)
  
  
  • ustalanie priorytetów dziennych i tygodniowych oraz pilnowanie zobowiązań
  
  
  • przygotowywanie agend, materiałów i kontekstu do spotkań
  
  
  • organizacja spotkań (wewnętrznych i zewnętrznych)
  
  
  
  


• Koordynacja i komunikacja
  
  
  
  • koordynacja bieżących działań i zadań
  
  
  • komunikacja z partnerami i zespołem
  
  
  • sporządzanie notatek, ustaleń oraz prowadzenie listy zadań (owner/termin)
  
  
  • monitorowanie postępów i proaktywne reagowanie na opóźnienia
  
  
  
  


• Administracja i dokumenty
  
  
  
  • przygotowywanie dokumentów, prezentacji i materiałów projektowych
  
  
  • dbanie o porządek w dokumentacji (Drive, archiwum, wersje, dostępy)
  
  
  • zapewnienie sprawnego przepływu informacji
  
  
  
  


• Wsparcie projektów i wydarzeń
  
  
  
  • organizacyjne wsparcie wydarzeń i projektów
  
  
  • logistyka (rezerwacje, podróże, bieżące sprawy administracyjne)
  
  
  
  


• Social media i komunikacja zewnętrzna
  
  
  
  • wsparcie w prowadzeniu social media (Facebook i inne kanały)
  
  
  • tworzenie i publikacja prostych treści (posty, komunikaty)
  
  
  • współpraca przy komunikacji organizacji
  
  
  
  

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów


• samodzielność, odpowiedzialność i proaktywność


• bardzo dobra komunikacja (pisemna i ustna)


• znajomość języka polskiego i ukraińskiego (warunek konieczny)


• dobra znajomość narzędzi biurowych (Google Workspace, MS Office)


• umiejętność pracy w dynamicznym środowisku i pod presją czasu


• dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami


• doświadczenie w pracy z social media

• znajomość języka angielskiego


• umiejętność tworzenia prostych treści (posty, komunikaty)


• podstawowa znajomość narzędzi AI


• prawo jazdy

• pracę w organizacji o realnym wpływie społecznym


• bezpośrednią współpracę z Zarządem


• możliwość rozwoju i zdobycia szerokiego doświadczenia


• elastyczne godziny pracy


• hybrydowy model pracy (Warszawa, centrum)


• umowę zlecenie


• wynagrodzenie: 6000 PLN brutto/mies. (w zależności od doświadczenia oraz rodzaju umowy)

• praca hybrydowa (2–3 dni w tygodniu stacjonarnie w Warszawie)


• elastyczne dni pracy dostosowane do kalendarza Zarządu