Starszy asystent/starsza asystentka

Warunki pracy

• 
  
• praca administracyjno-biurowa, w siedzibie urzędu,
  


• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym, w ruchomym czasie pracy, godziny rozpoczęcia pracy 7.00 -9.00, zakończenia pracy 15.00 - 17.00,
  


• przyjmowanie i wysyłanie korespondencji w postaci papierowej i elektronicznej,
  


• zagrożenie korupcją,
  


• zagrożenie naciskami grup przestępczych,
  


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa),
  


• umiejętność organizacji pracy własnej oraz pracy w zespole,
  


• stały kontakt z urzędami i instytucjami zewnętrznymi oraz komórkami organizacyjnymi CLKP.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• budynek, w którym znajduje się Wydział Badań Genetycznych CLKP jest dwupiętrowy, chroniony przez pracowników ochrony Komendy Głównej Policji, nie jest wyposażony w windę oraz podjazd dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich, mieści się na terenie zamkniętym. Aby dotrzeć do budynku należy przejść prze bramę główną po schodach oraz przez dziedziniec,
  


• stanowisko pracy administracyjno-biurowej usytuowane jest na parterze i na pierwszym piętrze, do obowiązków należy też przemieszczanie się schodami do pomieszczeń na pozostałych kondygnacjach,
  


• węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne nie są przystosowane dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich, mogą pojawić się trudności dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu,
  


• przy wejściu do budynku oraz w budynku brak windy, brak podjazdów dla osób z niepełnosprawnościami wewnątrz budynku,
  


• praca w pomieszczeniach zamkniętych przy naturalnym i sztucznym oświetleniu,
  


• wymuszona pozycja ciała,
  


• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę,
  


• zagrożenia związane z przemieszczanie się ludzi,
  


• kontakt z pakietami kryminalistycznymi zawierającymi wymazy z jamy ustnej zasuszone na kartach FTA.
  

Zakres zadań

• prowadzi sekretariat Wydziału, w tym: obsługuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą, prowadzi ewidencję i rejestry dokumentów jawnych w elektronicznym systemie kancelaryjnym, przyjmuje, rejestruje, rozdziela i przekazuje korespondencję do referentów spraw oraz komórek organizacyjnych CLKP oraz nadzoruje terminowość realizacji pism, poleceń i spraw powierzonych przez kierownictwo,
• prowadzi ewidencję absencji funkcjonariuszy i pracowników Wydziału, przygotowuje zestawienia czasu służby/pracy oraz sporządza analizy w tym zakresie,
• kontroluje pod względem formalnym pisma, ich kompletność oraz zgodność z zasadami obiegu dokumentów i przepisami wewnętrznymi,
• koordynuje przepływ informacji między kierownictwem, a pracownikami wydziału oraz udziela informacje klientom zewnętrznym,
• prowadzi archiwum podręcznego wydziału, w tym przyjmuje i sprawdza pod względem formalnym materiały archiwalne i niearchiwalne, przekazuje je do GAP, prowadzi ewidencje spisów akt przekazanych i protokołów brakowania,
• redaguje pisma oraz korespondencję okolicznościową na polecenie,
• obsługuje spotkania, narady, odprawy i szkolenia — w tym przygotowuje materiały, prowadzi kalendarz wydarzeń, sporządza protokoły i notatki służbowe.

Wymagania niezbędne

• doświadczenie zawodowe w obszarze obsługi kancelaryjnej, sekretarsko-biurowej,
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego lub dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "POUFNE",
• umiejętność precyzyjnej komunikacji zarówno w mowie jak i piśmie,
• umiejętność sporządzania raportów, analiz i sprawozdań,
• znajomość przepisów z obiegu dokumentów, instrukcji kancelaryjnej obowiązujących w Policji,
• znajomość zasad ochrony informacji i obiegu dokumentów jawnych,
• znajomość przepisów z zakresu archiwizacji (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, JRWA),
• umiejętność redagowania pism urzędowych,
• obsługa podstawowych programów komputerowych z zakresu obsługi biura (Word, Excel, Lex, poczta elektroniczna),
• dobra organizacja pracy, skrupulatność i odpowiedzialność, terminowość,
• umiejętność pracy w zespole,
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe