Koordynator Administracyjny / Koordynatorka Administracyjna

Będziesz odpowiadać za administracyjne zaplecze Ośrodka oraz wspierać Dyrektora i zespół w jego codziennym funkcjonowaniu. Do Twoich zadań należeć będzie m.in.:

• tworzenie, aktualizacja i bieżąca koordynacja grafików pracy opiekunów i wychowawców,


• monitorowanie czasu pracy, urlopów i dostępności pracowników,


• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz przygotowywanie związanych z nią zestawień,


• dbanie o prawidłowy obieg, kompletność i właściwe przygotowanie dokumentacji związanej z bieżącym funkcjonowaniem Ośrodka, zgodnie z obowiązującymi zasadami i wymogami formalnymi (w tym projektowymi),


• gromadzenie i porządkowanie dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń działalności Ośrodka,


• bieżąca kontrola i ewidencja wydatków oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych,


• realizacja zamówień na potrzeby dzieci i funkcjonowania Ośrodka oraz dbałość o ich właściwe dokumentowanie,


• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów i opisywanie faktur,


• prowadzenie bieżących spraw administracyjnych Ośrodka, w tym obsługa korespondencji i przygotowywanie pism,


• prowadzenie wybranej dokumentacji pracowniczej oraz współpraca z działem kadr w tym zakresie,


• monitorowanie terminów badań lekarskich oraz wsparcie procesów związanych z organizacją pracy zespołu,


• koordynacja organizacyjna szkoleń pracowników (zbieranie listy uczestników, weryfikacja obecności),


• współpraca z podmiotami zewnętrznymi oraz koordynowanie bieżących spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem Ośrodka,


• prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami oraz procedurami obowiązującymi w Ośrodku,


• współpraca z innymi działami Fundacji, w szczególności w zakresie bieżących potrzeb Ośrodka (m.in. z Działem Obsługi Darczyńcy),


• ścisła współpraca z Dyrektorem Ośrodka oraz Specjalistą ds. rozliczeń projektów, a także wspieranie zespołu w codziennych sprawach administracyjnych i organizacyjnych.

Szukamy osoby, która:

• ma doświadczenie w pracy administracyjnej,


• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i potrafi zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie,


• bardzo dobrze zna pakiet MS Office, w szczególności Excel,


• sprawnie pracuje z dokumentacją, zestawieniami i danymi,


• jest dokładna, odpowiedzialna i systematyczna,


• potrafi myśleć analitycznie i dba o szczegóły,


• jest komunikatywna i lubi współpracować z ludźmi,


• jest samodzielna, energiczna i dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku pracy,


• lubi dzieci i chce pracować w miejscu, którego misją jest troska o najmłodszych.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów,


• doświadczenie w pracy z dokumentacją rozliczeniową lub finansową,


• prawo jazdy kategorii B.

• zatrudnienie na pełny etat,


• pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00,


• stabilne zatrudnienie w Fundacji Gajusz,


• możliwość realnego wpływu na sprawne funkcjonowanie Ośrodka,


• współpracę z zaangażowanym i wspierającym zespołem,


• pracę w miejscu, którego celem jest zapewnienie dzieciom bezpieczeństwa i jak najlepszej opieki.