Opis stanowiska Projekt B2B: Executive Support & Business Operations Partner


Hays Contracting Services to współpraca oparta na zasadach B2B. Obecnie poszukujemy kontraktora B2B do realizacji usług w obszarze executive suport & business operations w ramach branży farmaceutycznej.

Lokalizacja, Model świadczenia usług: hybrydowo - Warszawa
Rodzaj współpracy: B2B
Czas trwania projektu: długofalowo, pierwszy kontrakt na 12 miesięcy
Start: asap
Stawka: 75-105zł/h netto + VAT

Opis projektu
Poszukujemy osoby na stanowisko wspierające General Managerów i Dyrektorów generalnych, obsługę globalnych gości, operacje zakupowe i wsparcie systemowe.
Środowisko technologiczne


Zakres usług
1. Wsparcie General Managerów oraz Executive Team (60% czasu pracy)
Wsparcie General Managerów (GM):
Zarządzanie kalendarzami GM (priorytetyzacja spotkań, rozwiązywanie konfliktów terminów).
Obsługa i filtrowanie priorytetowej korespondencji e-mail.
Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje przelotów, hotele, wizy, logistyka lokalna).
Zarządzanie i rozliczanie wydatków służbowych oraz delegacji w systemie SAP Concur.
Profesjonalna reprezentacja Zarządu w kontaktach z kluczowymi partnerami zewnętrznymi — dostawcami, wewnętrznymi delegacjami
Wsparcie Executive Team (ET) oraz General Managerów (GM)
Planowanie i harmonogramowanie spotkań zarządu oraz przygotowywanie agend.
Organizacja cateringu i zaplecza logistycznego dla spotkań stacjonarnych.
Kompleksowa organizacja wydarzeń wyjazdowych (offsite events, warsztaty strategiczne).
Wsparcie członków ET w obsłudze i rozliczaniu systemowym w SAP Concur.
Opracowywanie projektów prezentacji biznesowych, raportów, zestawień danych oraz materiałów na spotkania strategiczne i posiedzenia Zarządu.
Obsługa Gości Globalnych:
Koordynacja logistyki i hostingu dla zagranicznych gości zapraszanych przez GM lub Executive Team (agendy wizyt, transport, zakwaterowanie, przyjęcia).
2. Operacje Zakupowe, Business Ops oraz Wsparcie Systemowe ROME (40% czasu pracy)

Obsługa Zamówień i Business Ops:
Tworzenie i nadzorowanie zamówień zakupowych (PO - Purchase Orders) oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego dla zespołu Business Ops i interesariuszy wewnętrznych.
Obsługa centralnej skrzynki mailowej oraz formalno-proceduralna weryfikacja przychodzącej dokumentacji zakupowej pod kątem wymogów formalnych.
Obsługa Systemowa ROME:
Rejestracja, obsługa operacyjna oraz bieżąca realizacja zgłoszeń (ticketów) od interesariuszy wewnętrznych w systemie ROME (kluczowym systemie w obszarze farmaceutycznym) wraz z nadzorowaniem terminowości realizacji i kontaktem ze stronami.
Oczekiwane kompetencje

Systemy Rozliczeniowe
SAP Concur: Obsługa i weryfikacja skomplikowanych rozliczeń delegacji krajowych/zagranicznych oraz kart służbowych kadry zarządzającej.
Narzędzia Systemowe
ROME & MyBuy: Znajomość i umiejętność sprawnej obsługi modułów rejestracji dostawców, wprowadzania wniosków zakupowych (requester) oraz obsługi obiegu ticketów.
MS Office 365 & Google Workspace
Zaawansowany: Biegłe zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz praca na zbiorach danych (MS Excel / Google Sheets).
Znajomość Języków Obcych
Język Angielski (C1/C2): Płynna obsługa korespondencji biznesowej i bezpośredni kontakt z gośćmi globalnymi.
Logistyka Eventowa & Travel
Poziom Ekspercki: Praktyczne doświadczenie w organizacji wyjazdów zarządu, warsztatów offsite oraz wizyt delegacji międzynarodowych.
Dokumentacja
Skrupulatność: Weryfikacja dokumentacji rejestrowej, umów i wymogów compliance.

Kompetencje Miękkie i Relacyjne (Soft Skills)
Executive Presence & Dyplomacja: Wysoka kultura osobista, profesjonalizm w reprezentowaniu GM oraz pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami biznesowymi.
Komunikacja Międzyfunkcyjna: Umiejętność efektywnego łączenia potrzeb i sprawniej współpracy z różnymi działami w organizacji.
Elastyczność i Praca w Modelu Agile: Umiejętność sprawnego przełączania się między zadaniami procesowymi a dynamicznymi potrzebami wsparcia zarządu.
Współpraca Zespołowa i Team Spirit: Wysokie zaangażowanie w budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, proaktywność, bezinteresowna gotowość do pomocy oraz promowanie otwartej komunikacji.
Nastawienie na Rozwiązania (Solution-Oriented Mindset): Inicjatywa w identyfikowaniu wyzwań oraz natychmiastowe proponowanie gotowych i efektywnych usprawnień.

Proces współpracy
Analiza profilu i doświadczenia przez zespół Hays;
Rozmowa z konsultantem Hays dotycząca projektu i zakresu usług;
Spotkanie techniczne z przedstawicielami projektu (do 2 etapów);
Uzgodnienie warunków współpracy;
Rozpoczęcie realizacji usług.
Witamy w projekcie!




Kontakt Aplikuj!

Aplikuj

Zapisz w schowku

Poleć znajomemu