Nazwa pracodawcy:
Hays Poland
Data dodania:
2026-09-25
Nr referencyjny:
1201658
Miejsce pracy:
Polska, Warszawa
Kontakt:
Hays Poland
Data dodania:
2026-09-25
Nr referencyjny:
1201658
Miejsce pracy:
Polska, Warszawa
Kontakt:
Hays Poland
Agencja doradztwa personalnego HAYS Poland oferuje usługi w zakresie rekrutacji specjalistycznej. Cechą, która wyróżnia HAYS jest unikalny system rekrutacji w oparciu o podział na wyspecjalizowane dywizje obsługujące poszczególne sektory rynku pracy.Executive Support & Business Operations Partner
Hays Contracting Services to współpraca oparta na zasadach B2B. Obecnie poszukujemy kontraktora B2B do realizacji usług w obszarze executive suport & business operations w ramach branży farmaceutycznej.
Lokalizacja, Model świadczenia usług: hybrydowo - Warszawa
Rodzaj współpracy: B2B
Czas trwania projektu: długofalowo, pierwszy kontrakt na 12 miesięcy
Start: asap
Stawka: 75-105zł/h netto + VAT
Opis projektu
Poszukujemy osoby na stanowisko wspierające General Managerów i Dyrektorów generalnych, obsługę globalnych gości, operacje zakupowe i wsparcie systemowe.
Środowisko technologiczne
Oczekiwane kompetencje
- Obsługa i weryfikacja skomplikowanych rozliczeń delegacji krajowych/zagranicznych oraz kart służbowych kadry zarządzającej.
- Narzędzia Systemowe (SAP Concur)
- Znajomość i umiejętność sprawnej obsługi modułów rejestracji dostawców, wprowadzania wniosków zakupowych (requester) oraz obsługi obiegu ticketów (ROME & MyBuy)
- MS Office 365 & Google Workspace — zaawansowany: Biegłe zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz praca na zbiorach danych (MS Excel / Google Sheets).
- Znajomość Języków Obcych - język Angielski (C1): Płynna obsługa korespondencji biznesowej i bezpośredni kontakt z gośćmi globalnymi.
- Logistyka Eventowa & Travel - Poziom Ekspercki: Praktyczne doświadczenie w organizacji wyjazdów zarządu, warsztatów offsite oraz wizyt delegacji międzynarodowych.
- Dokumentacja & Skrupulatność — Weryfikacja dokumentacji rejestrowej, umów i wymogów compliance.
Kompetencje Miękkie i Relacyjne (Soft Skills)
- Executive Presence & Dyplomacja: Wysoka kultura osobista, profesjonalizm w reprezentowaniu GM oraz pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami biznesowymi.
- Komunikacja Międzyfunkcyjna: Umiejętność efektywnego łączenia potrzeb i sprawniej współpracy z różnymi działami w organizacji.
- Elastyczność i Praca w Modelu Agile: Umiejętność sprawnego przełączania się między zadaniami procesowymi a dynamicznymi potrzebami wsparcia zarządu.
- Współpraca Zespołowa i Team Spirit: Wysokie zaangażowanie w budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, proaktywność, bezinteresowna gotowość do pomocy oraz promowanie otwartej komunikacji.
- Nastawienie na Rozwiązania (Solution-Oriented Mindset): Inicjatywa w identyfikowaniu wyzwań oraz natychmiastowe proponowanie gotowych i efektywnych usprawnień.
Zakres usług
1. Wsparcie General Managerów oraz Executive Team (60% czasu pracy)
- Zarządzanie kalendarzami GM (priorytetyzacja spotkań, rozwiązywanie konfliktów terminów).
- Obsługa i filtrowanie priorytetowej korespondencji e-mail.
- Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje przelotów, hotele, wizy, logistyka lokalna).
- Zarządzanie i rozliczanie wydatków służbowych oraz delegacji w systemie SAP Concur.
- Profesjonalna reprezentacja Zarządu w kontaktach z kluczowymi partnerami zewnętrznymi — dostawcami, wewnętrznymi delegacjami
- Wsparcie Executive Team (ET) oraz General Managerów (GM)
- Planowanie i harmonogramowanie spotkań zarządu oraz przygotowywanie agend.
- Organizacja cateringu i zaplecza logistycznego dla spotkań stacjonarnych.
- Kompleksowa organizacja wydarzeń wyjazdowych (offsite events, warsztaty strategiczne).
- Wsparcie członków ET w obsłudze i rozliczaniu systemowym w SAP Concur.
- Opracowywanie projektów prezentacji biznesowych, raportów, zestawień danych oraz materiałów na spotkania strategiczne i posiedzenia Zarządu.
- Obsługa Gości Globalnych:
- Koordynacja logistyki i hostingu dla zagranicznych gości zapraszanych przez GM lub Executive Team (agendy wizyt, transport, zakwaterowanie, przyjęcia).
- Obsługa Zamówień i Business Ops:
- Tworzenie i nadzorowanie zamówień zakupowych (PO - Purchase Orders) oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego dla zespołu Business Ops i interesariuszy wewnętrznych.
- Obsługa centralnej skrzynki mailowej oraz formalno-proceduralna weryfikacja przychodzącej dokumentacji zakupowej pod kątem wymogów formalnych.
- Obsługa Systemowa ROME:
- Rejestracja, obsługa operacyjna oraz bieżąca realizacja zgłoszeń (ticketów) od interesariuszy wewnętrznych w systemie ROME (kluczowym systemie w obszarze farmaceutycznym) wraz z nadzorowaniem terminowości realizacji i kontaktem ze stronami.
- Analiza profilu i doświadczenia przez zespół Hays;
- Rozmowa z konsultantem Hays dotycząca projektu i zakresu usług;
- Spotkanie techniczne z przedstawicielami projektu (do 2 etapów);
- Uzgodnienie warunków współpracy;
- Rozpoczęcie realizacji usług.
- Witamy w projekcie!
Kontakt Aplikuj!
W zgłoszeniach prosimy o umieszczenie klauzuli o następującej treści: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 10.05.2018 roku o Ochronie Danych Osobowych, Dz. U. 2018 r. poz. 1000)."
© 2008 myCV.pl | Wszelkie prawa zastrzeżone
