Koordynator / Koordynatorka Konferencji

• Kompleksowa organizacja konferencji i wydarzeń – od etapu przygotowań po realizację wydarzenia


• Bieżący kontakt z klientami, prelegentami, partnerami i podwykonawcami


• Przygotowywanie harmonogramów, agend oraz planów organizacyjnych


• Koordynowanie logistyki wydarzeń, w tym sal, cateringu, noclegów, transportu i materiałów konferencyjnych


• Współpraca i negocjowanie warunków z dostawcami oraz podwykonawcami


• Przygotowywanie i kontrolowanie budżetów wydarzeń


• Koordynowanie działań w dniu wydarzenia oraz dbanie o jego sprawny przebieg


• Nadzorowanie terminów i realizacji poszczególnych zadań


• Przygotowywanie dokumentów, zestawień, raportów i podsumowań po wydarzeniach


• Współpraca z zespołami marketingu, sprzedaży i administracji


• Aktualizacja i edycja treści na stronie internetowej w systemie WordPress


• Bieżące reagowanie na sytuacje wymagające szybkiego rozwiązania

• Doświadczenie w organizacji konferencji, eventów, szkoleń lub innych wydarzeń


• Samodzielna koordynacja wielu projektów i zadań jednocześnie


• Sprawna współpraca z klientami, prelegentami, dostawcami i podwykonawcami


• Umiejętność negocjowania warunków współpracy i kontrolowania budżetu wydarzenia


• Znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel


• Umiejętność odnajdywania się w dynamicznej pracy i szybkiego reagowania na zmiany


• Gotowość do pracy podczas wydarzeń, również poza standardowymi godzinami pracy

• Znajomość systemów CRM


• Doświadczenie we współpracy z dostawcami i podwykonawcami


• Podstawowa znajomość WordPressa i Canvy


• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1

• Umowa o pracę i stabilne zatrudnienie


• Praca w modelu hybrydowym – 3 dni w tygodniu z biura i 2 dni zdalnie (pierwszy miesiąc pracy w pełni stacjonarnie, w celu wdrożenia w obowiązki i poznania zespołu)

Jeśli lubisz organizować, pilnować szczegółów i sprawia Ci satysfakcję, gdy wszystko podczas wydarzenia działa tak, jak powinno – zapraszamy do aplikowania!